佛山市順德區(qū)建筑業(yè)協(xié)會印章、文件管理制度
第一條為確保本會各項工作規(guī)范、高效、優(yōu)質(zhì), 依據(jù)《廣東省行業(yè)協(xié)會條例》和《佛山市順德區(qū)建筑業(yè)協(xié)會章程》制定本制度。
第二條常務會長是本會印章、文件管理的負責人，秘書處是印章、文件管理的責任部門，各部（室）依照本管理制度履行職責。
第三條秘書處行文使用兩個文號，即“順建協(xié)字”和“順建協(xié)秘字”�！绊樈▍f(xié)字”適用于以協(xié)會名義發(fā)出的文件，包括上行文、對會員單位等的正式文件，該文號需加蓋協(xié)會印章�！绊樈▍f(xié)秘字”是以秘書處的名義發(fā)出的文件，主要是各部（室）具體業(yè)務工作文件和秘書處的內(nèi)部事務管理文件等，該文號需加蓋秘書處印章。
第四條各類行文實行“誰起草誰校對的原則”。秘書處對文件負責審核，報會長或常務會長批示簽發(fā)，并負責文件的文號編發(fā)、承印等工作。
第五條以“順建協(xié)字”發(fā)出的各類文件需經(jīng)本會會長簽發(fā)，以“順建協(xié)秘字”發(fā)出的各類文件需經(jīng)本會常務會長簽發(fā)。
第六條行文執(zhí)行登記制度，由秘書處專人負責。
第七條各級單位的來文來函或網(wǎng)上下載的各類文件，由秘書處負責接收、登記、呈批和歸檔。
第八條秘書處根據(jù)來文來函的保密等級填寫《佛山市順德區(qū)建筑業(yè)協(xié)會文件傳閱處理表》，報常務會長或協(xié)會領(lǐng)導閱批。
第十條每年協(xié)會或秘書處行文或收文應在當年底按時間順序裝訂成冊，標識后歸檔保存。
第十一條協(xié)會的印章和業(yè)務專用章實行集中管理、按權(quán)限審批、留檔和使用登記的管理制度。
第十二條秘書處負責印章的刻制、保管和使用記錄，并設專人負責此項工作。
第十三條 “佛山市順德區(qū)建筑業(yè)協(xié)會”印章使用的審批權(quán)限由協(xié)會理事會審議核定。
第十四條協(xié)會財務專用章由本會主管會計負責保管，按有關(guān)財務管理的規(guī)定使用印章。
第十五條印章保管人員應當確保在受控的情況下使用印章，并不得帶離本會辦公場所。
第十六條本會授權(quán)委托書、法定代表人證明書、介紹信、證明書等，由專人保管，經(jīng)會長批準后開具，并留底備查。
第十七條本制度經(jīng)理事會審議通過后生效，由理事會解釋。
佛山市順德區(qū)建筑業(yè)協(xié)會 二〇〇八年七月二日 |
