佛山市順德區(qū)建筑業(yè)協(xié)會(huì)檔案管理制度 為加強(qiáng)協(xié)會(huì)資料檔案（以下簡(jiǎn)稱檔案）的科學(xué)管理，維護(hù)建筑行業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)面貌，更好地為會(huì)員企業(yè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)文件精神，結(jié)合建筑行業(yè)協(xié)會(huì)實(shí)際，特制定本辦法。 一、 檔案管理的基本原則 1.努力貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)。 2.根據(jù)協(xié)會(huì)目前職能機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配置的實(shí)際情況，檔案工作要堅(jiān)持簡(jiǎn)要、實(shí)用、逐步完善的原則。 二、檔案工作的主要任務(wù) 1.負(fù)責(zé)對(duì)本協(xié)會(huì)形成的各種文件、材料（包括音像、圖片資料，下同）等的收集、整理、立卷、歸檔、保管、使用、移交、銷毀等。 2.逐步建立、健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。 三、 歸檔范圍 1.協(xié)會(huì)秘書處制發(fā)的編有發(fā)文字號(hào)的各種文件。 2.協(xié)會(huì)召開(kāi)的換屆會(huì)、年會(huì)、常務(wù)理事會(huì)、理事會(huì)等重要會(huì)議的主要文件材料。 3.協(xié)會(huì)有關(guān)規(guī)章、制度，協(xié)會(huì)總結(jié)、年鑒、評(píng)比等形成的各種文件、材料。 4. 政府機(jī)關(guān)和有關(guān)社團(tuán)機(jī)構(gòu)制發(fā)的需要我會(huì)貫徹落實(shí)、辦理的公文。 5.協(xié)會(huì)的工作活動(dòng)中（培訓(xùn)、展覽、行業(yè)自律、協(xié)商協(xié)調(diào)工作等）形成的具有使用和保存價(jià)值的各種文件材料。 四、歸檔案卷的質(zhì)量要求 1. 歸檔的文件材料，按照年度、問(wèn)題特征分類整理立卷。 2. 卷內(nèi)文件材料，一般按時(shí)間先后排列，也可按發(fā)文部門分大類，每個(gè)大類內(nèi)文件再按時(shí)間先后排列：密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起（即正件在前，附件在后；原件在前，更正、補(bǔ)充在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后）。 3. 卷內(nèi)文件排列應(yīng)統(tǒng)一逐項(xiàng)編號(hào)，用鋼筆（藍(lán)黑或碳素墨水）填寫的“目錄表”放在卷首。 4. 卷內(nèi)文件如有破損要進(jìn)行修補(bǔ)。 5. 案卷封皮上卷號(hào)等各欄內(nèi)容應(yīng)用鋼筆填寫，要求字跡端正清楚。案卷標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明確切地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。 五、 保管期限的劃分 根據(jù)協(xié)會(huì)工作實(shí)際情況，檔案保管期限定為長(zhǎng)期。 凡是反映協(xié)會(huì)主要職能活動(dòng)的基本歷史面貌，對(duì)本協(xié)會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，都列為長(zhǎng)期保存。主要包括：本協(xié)會(huì)制定的基礎(chǔ)性規(guī)章、制度等文件；反映協(xié)會(huì)機(jī)構(gòu)改變、人員任免等的文件材料；召開(kāi)重要會(huì)議的文件材料；處理重要問(wèn)題形成的文件材料；行業(yè)統(tǒng)計(jì)材料、綜合報(bào)表等各類報(bào)表及相關(guān)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行分析材料；會(huì)刊；年鑒、總結(jié)、考評(píng)材料；屬協(xié)會(huì)貫徹、落實(shí)的政府機(jī)關(guān)及相關(guān)部門的文件材料； 六、檔案的管理和利用 1由協(xié)會(huì)秘書處指定專人負(fù)責(zé)管理。 2.確保檔案的安全。鑒于協(xié)會(huì)目前的實(shí)際情況，任期內(nèi)檔案用一般櫥柜保存，一屆期滿后，原有檔案要用專用檔案箱保存。 3.查閱檔案要注意愛(ài)護(hù)，閱后要及時(shí)放回，防止丟失。 4.非協(xié)會(huì)秘書處人員借閱檔案時(shí)，應(yīng)征得秘書處負(fù)責(zé)人同意，并應(yīng)當(dāng)?shù)怯�，閱后及時(shí)歸還，檔案一般不外借。 5.檔案的管理辦法要隨著協(xié)會(huì)工作的發(fā)展及時(shí)修訂和完善。 七、此項(xiàng)制度自公布之日起實(shí)施。 佛山市順德區(qū)建筑業(yè)協(xié)會(huì) 二〇〇八年一月三十日 |
